RPA bij de BSOB

ANG biedt samen met partner Agium oplossingen aan voor overheden op het gebied van Robotic Process Automation (RPA). We combineren hierbij onze kennis van processen in de publieke sector met de ervaring van Agium op het gebied van het robotiseren van administratieve processen. Inmiddels hebben we meerdere succesvolle RPA-oplossingen gebouwd en ingezet bij klanten, waaronder Belastingsamenwerking Oost-Brabant (BSOB).

Aanleiding voor de inzet van RPA bij BSOB

Na een gesprek over de mogelijkheden die RPA biedt, was het MT van de BSOB direct enthousiast om samen met ANG en Agium een eerste casus op te zetten. “We willen graag vooruitstrevend zijn en zien in RPA een kans om repeterende werkzaamheden niet meer door onze medewerkers te laten doen zodat er meer tijd overblijft om te besteden aan meer inhoudelijke vraagstukken”, aldus Amira Krkić, afdelingshoofd Klant bij de BSOB.

Geschikte processen voor inzet RPA

Het eerste proces dat werd aangepakt bij de BSOB waren de flitsbezwaren, in het kort ambtshalve verminderingen na informeel contact met belastingschuldigen. De taak van de robot is het verwerken van het advies van een taxateur in het belastingpakket, het doorvoeren van de financiële afwikkeling en vervolgens het opstellen van de brief. Vervolgens is ook het reguliere bezwarenproces aangepakt. Ook hierbij verwerkt de robot het advies van een taxateur in het belastingpakket, voert de financiële afwikkeling door en ondersteunt de juridisch medewerker bij het versturen van de beslissing. “De resultaten hiervan zijn indrukwekkend, het slagingspercentage is ongeveer 85%. We bekijken nu of we RPA ook kunnen inzetten voor het verwerken van BAG-mutaties, aan deze robot wordt nu gebouwd. En voor invordering willen we graag aan de slag met het robotiseren van de verwerking van onvermogendossiers en van ambtsberichten”.

Ervaringen en tips

Amira Krkić over deze eerste kennismaking met RPA: “We vonden de samenwerking met de robotbouwers heel prettig. Flexibel en makkelijk benaderbaar en bij twijfel werd altijd goed doorgevraagd in plaats van aannames te doen. In de breedste zin vonden we dat er op een prettige manier en constructief werd meegedacht binnen het proces”. Op de vraag of de BSOB andere organisaties aanraadt om met RPA aan de slag te gaan, luidt het antwoord kort maar krachtig “Doen!”. Waarbij nog wel de aanvulling volgt dat het belangrijk is om te zorgen dat organisaties hun processen inzichtelijk hebben. Op deze manier is snel(ler) duidelijk welke processen het meest geschikt zijn en waar de beste resultaten behaald kunnen worden.