Optimaliseer de belastingafdeling met een formatie-benchmarkonderzoek

Medewerkers van gemeenten en samenwerkingsverbanden ervaren een toenemende werkdruk. Diverse maatschappelijke ontwikkelingen spelen hierbij een rol, zoals de hoge inflatie, een afnemend vertrouwen in de overheid en stijgende woningprijzen. Direct gevolg hiervan zijn hogere WOZ-waarden en daarmee een hogere OZB-aanslag. Dit heeft mede geleid tot een explosieve groei van WOZ-bezwaren en beroepszaken en zorgt er tevens voor dat medewerkers steeds meer tijd kwijt zijn aan het onderhouden van contact met burgers. Genoemde ontwikkelingen vragen dan ook meer capaciteit van lokale belastingorganisaties. De vraag is echter: Hoe druk is het nu werkelijk en welke formatie is nodig om het hoofd te kunnen bieden aan de beschreven ontwikkelingen? Om dit te meten en inzicht te krijgen in benodigde capaciteit, biedt een formatie-benchmarkonderzoek uitkomst.

De drie fasen van een formatie-benchmarkonderzoek

Een formatie-benchmarkonderzoek heeft als doel om de huidige werkdruk bij organisaties objectief te meten. Vervolgens maakt het inzichtelijk waar kansen liggen voor efficiency. Gezamenlijk geeft dit informatie over het aantal fte dat nodig is. Door de vergelijking met benchmarkgegevens geeft het echter ook inzicht met hoeveel fte een organisatie de taken eigenlijk zou moeten kunnen uitvoeren; de ideale formatie. De uitkomsten van de analyse worden vertaald in een rapportage die vervolgens gebruikt kan worden om de strategische koers en de bijbehorende personeelsplanning voor de komende jaren te bepalen.

Het onderzoek kent dus drie fasen:
1. Meten van huidige werkdruk

1. • Onderzoek analyseert taken in hoofdprocessen zoals bezwaar, (her)waardering, gegevensbeheer en invordering.
   • Middels de P*Q formule berekenen we de benodigde formatie. (Bijvoorbeeld: aantal kwijtscheldingsverzoeken (P) x tijd per verzoek (Q))
   • We bespreken gedetailleerde processen met medewerkers en verzamelen schattingen van tijdsbesteding per taak.
   • Zo verkrijgen we betrouwbaar inzicht in de benodigde fte’s per onderdeel en organisatieniveau en vergelijken deze met de huidige formatie voor een werkdrukmeting.
2. 2. Identificeren van efficiencykansen
   • We vergelijken de geschatte tijdsbesteding met de normtijden van vooruitstrevende organisaties.
   • Normtijden zijn benchmarkgegevens van geautomatiseerde en efficiënte processen.
   • Taken waar geschatte tijdsbesteding hoger is dan normtijd wijzen op efficiëntiekansen.
   • We betrekken de medewerkers bij het identificeren van verbeteringen. Welke stappen zijn nodig om tot de gewenste koppeling tussen de BAG- en WOZ-registratie te komen, welke processen kunnen effectiever gebruikmaken van de belastingapplicatie, bij welke taken kan robotisering een toegevoegde waarde leveren, op welke manier kunnen we werkzaamheden wellicht herbeleggen?
3. 3. Rapportage en aanbevelingen
   • We vertalen de uitkomsten van de analyse en doen aanbevelingen voor korte termijn efficiëntie en een stappenplan naar optimaal functioneren.
   • Het rapport biedt inzicht in de ideale formatie.

Waardevol instrument

De uitvoering van een formatie-benchmarkonderzoek kost (de medewerkers van) een organisatie uiteraard tijd. Deze grondige analyse op de tijdsbesteding van de processen geeft echter wel een scherp beeld van de formatie die werkelijk nodig is. Op welke procesonderdelen hebben medewerkers het nu te druk en welke aanbevelingen kunnen we doen waar de afdeling mee verder kan? Denk bijvoorbeeld aan een herverdeling van taken, om- of bijscholing van medewerkers, extra medewerkers of inhuur of beleidskeuzes die de situatie beter onder controle krijgen. Kortom, het formatie-benchmarkonderzoek is een uitstekend instrument voor managers en bestuurders. Juist als onderbouwing van een strategische koers voor de komende jaren.

Meer weten?

Hoewel de uitdagingen vaak vergelijkbaar zijn, verschilt de manier van werken per gemeente en verschillen dus ook de oplossingen. Met onze onderzoeken bieden we gemeenten en samenwerkingsverbanden maatwerk met als doel het optimaliseren van de belastingafdeling. Benieuwd naar de ideale formatie in jouw organisatie of op jouw afdeling? Neem contact op met senior adviseur Michel ten Brummelhuis (06 47 111 743) om de mogelijkheden te bespreken.